Tietosuoja

Tietosuojaseloste Suomen Merimies-Unionin jäsenille

Suomen Merimies-Unioni

Me olemme Suomen Merimies-Unioni ry (jatkossa “SMU”), ja pääasiallinen toimintamme on toimia merimiesten edunvalvojana. Solmimme jäseniämme koskevia työehtosopimuksia ja huolehdimme niiden noudattamisesta sekä autamme jäseniämme työelämän ongelmissa.

Suhtaudumme henkilötietojesi suojaamiseen vakavasti ja olemme sitoutuneet täyttämään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön mukaiset velvoitteemme.

Yhteystiedot

Henkilötietojen rekisterinpitäjä
Suomen Merimies-Unioni ry
0202216–6
John Stenbergin ranta 6, 00530 Helsinki
tietosuojavastaava@smu.fi

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen lähteet

Vastaanotamme henkilötietoja suoraan sinulta. Henkilötietoja kerätään jäsenyyden alkaessa ja jäsenyyden hoidossa, jäsenpalveluiden tarjoamisen yhteydessä sekä edunvalvonnan ja erimielisyysasioiden selvittämisen yhteydessä.

Saatamme saada tietoa myös ulkopuolisista lähteistä, kuten alla olevassa taulukossa on kuvattu.

Vastaanottamamme henkilötiedot	Lähde
Eropäivä ja eron syy jäsenen erotessa työttömyyskassasta	Työttömyyskassa (A-kassa)
Tieto valtuudesta irtisanoa SMU:n jäsenyys jäsenen vaihtaessa ammattiliittoa	Muut ammattiliitot (jäsenen vaihtaessa ammattiliittoa)
Selvitykset jäsenmaksuista	Jäsenten työnantaja
Osoitepäivitykset, kuolintieto	Posti
Selvitykset etuudesta perityistä jäsenmaksuista	Työttömyyskassa (A-kassa)

Henkilötietojen käsittelytarkoitukset

Alla olevasta taulukosta löydät tiedot siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme sekä mitkä ovat käsittelytarkoitukset ja oikeusperusteet käsittelylle.

Käsittelytarkoitus	Oikeusperuste	Henkilötietojen ryhmät
Jäsenyyden hallinta	Sopimus Suostumus ammattiliiton jäsenyyttä koskevan tiedon luovutuksissa SMU:n ulkopuolelle.	Nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti, äidinkieli, kansalaisuus, asiointikieli, työsuhdetiedot (työssä käyvien jäsenten), opiskelutiedot (opintojen aloitus- ja päättymispäivä), jäsenlaji, ammattiosasto, luottamustehtävät, suoritetut jäsenmaksut, jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä.
Jäsenviestintä ja sähköisen asiointipalvelun ylläpitäminen Yksittäisestä jäsenestä voidaan myös julkaista tietoa jäsenlehdessä journalistisessa tarkoituksessa. Jäsenen kanssa on sovittu tästä erikseen ja henkilötietojen käsittelyä koskevat tietosuojalain 27 §:n mukaiset poikkeukset.	Sopimus Oikeutettu etu jäsenlehden lähetyksen osalta.	Nimi, yhteystiedot, Jäsenmaksutiedot, työtaistelutilanteista viestiminen (siihen liittyvät henkilötiedot), yksittäisen jäsenen tiedot jäsenlehden sisällössä.
Koulutusten järjestäminen (peruskoulutukset ja jatkokoulutukset)	Sopimus	Nimi, yhteystiedot, ruokavaliotiedot, majoitustiedot, matkalipputiedot, matkalaskun tiedot.
Jäsenetujen tarjoaminen	Sopimus	Nimi, yhteystiedot, jäsennumero. Jäsenetumökkien varauksen yhteydessä kerätään lisäksi mökissä majoittuvien henkilöiden määrä sekä tulo- ja lähtöpäivä.
Tietoturvan ja SMU:n järjestelmien toiminnan varmistaminen	Oikeutettu etu	Nimi, yhteystiedot, tukipyynnön yhteydessä käsiteltävät tiedot, tavanomaiset tapahtumatiedot ja valvontatiedot.
Edunvalvonta ja erimielisyysasiat	Sopimus	Nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, jäsennumero, asema organisaatiossa, työsuhteeseen liittyvät tiedot, palkkatiedot, edunvalvonta- tai erimielisyysasiaan liittyvät tiedot.
Jäsenyyden tarkistaminen luottamusmiesten toimesta jäsenetujen saamiseksi, vaalien järjestämiseksi tai riita-asian hoitamiseksi.	Sopimus	Nimi, jäsenyyden olemassaolo, tieto työnantajasta.
Jäsenten tietojen käsittely vuosikertomuksissa	Oikeutettu etu	Nimi, kultamerkki ja merkin perustelut.
Vaalien järjestäminen (esim. edustajakokousvaalit ja luottamusmiesvaalit)	Oikeutettu etu	Nimi, yhteystiedot, jäsenyyden olemassaolo, äänioikeutta koskevat tiedot, tieto äänen antamisesta.
Yhdistyksen hallinnon (edustajakokous, valtuusto ja hallitus) toteuttaminen	Oikeutettu etu	Jäsennumero, jäsenyyden olemassaolo, tehtävän valintaan liittyvät tiedot (ehdokas- ja valintatiedot), tehtäviä koskevat tiedot, pöytäkirjoihin sisältyvät tiedot, kokoustallenteisiin ja litterointeihin sisältyvät tiedot

Säilytysajat

Olemme määritelleet säilytysajat perustuen käsittelytarkoitukseen ja sovellettavaan lainsäädäntöön. Esimerkiksi kirjanpitoon liittyvät lait edellyttävät, että säilytämme tietoja tietyn ajan. Arvioimme keräämiämme henkilötietoja säännöllisesti varmistaaksemme, että tieto on ajantasaista ja sitä ei säilytetä pidempään kuin on tarpeen tai lainsäädäntö edellyttää.

Säilytämme henkilötietojasi pääosin sähköisisissä rekistereissämme 10 vuotta jäsenyyden päättymisestä. Paperiset tiedot säilytetään 6 vuotta jäsenyyden päättymisestä. Säilytysaikaan on seuraavia poikkeuksia:

Edunvalvonta-asioiden asiakirjoja ja kirjeenvaihtoa niihin sisältyvine henkilötietoineen säilytetään enintään 10 vuotta asian käsittelyn päättymisestä.
Koulutustilaisuuteen ilmoittautumista koskevat tiedot, kuten ruokavaliotiedot, poistetaan viikon kuluttua koulutuksesta. Erimielisyysasioiden ratkaisujen osalta erimielisyysmuistiot poistetaan heti asian ratkaisun jälkeen. Julkisia tuomioistuinten ratkaisuja säilytetään 10 vuotta, jotta niitä voidaan hyödyntää samankaltaisten erimielisyysasioiden selvityksessä.
Luottamusmiehet poistavat käsittelemänsä tiedot mahdollisimman pian, kun tietoja ei enää tarvita. Esimerkiksi:
- Vaalien järjestämistä varten kerätyt tiedot poistetaan heti kun vaalitulos on julkaistumutta kuitenkin viimeistään 3 kuukauden kuluessa vaalien päättymisestä.
- Jäsenetujen tarjoamista varten jäsenyyden tarkistamiseksi kerättävät tiedot poistetaan 3 kuukauden kuluessa tietojen keräämisestä.
- Riita-asian selvittämistä varten kerätyt tiedot säilytetään niin kauan, kun ne ovat tarpeellisia asian hoitamiseksi. Tiedot poistetaan heti, jos jäsen ilmoittaa, ettei halua viedä asiaa eteenpäin.
Vuosikertomusten tiedot kultamerkkien saajista ja jäsenlehdet arkistoidaan pysyvästi.
Luottamusmiesvaalien järjestämistä varten käsiteltävät henkilötiedot poistetaan heti vaalituloksen vahvistamisen ja mahdollisten vaaleihin liittyvien muutoksenhakumenettelyjen päätyttyä.
Yhdistyksen hallintoon liittyvien vaalien (esim. edustajakokous-, valtuusto- ja hallitusvaalit) lähetyslistat poistetaan mahdollisten vaaleihin liittyvien muutoksenhakumenettelyjen päätyttyä. Muut vaaliaineistot, kuten tiedot ehdokkuuksista, äänioikeuden käyttämisestä ja vaalituloksista, arkistoidaan pysyvästi.
Kokousten pöytäkirjat sekä niiden liitteet ja kokousten äänitallenteet ja litteroinnit arkistoidaan pysyvästi. Jos haluat saada yksityiskohtaisempaa tietoa säilytysajoista, ota yhteyttä meihin lähettämällä pyyntö tietosuojasähköpostiimme.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietojen käsittelijät

Käytämme palveluntarjoajia, jotka avustavat meitä toimintamme tehostamisessa ja palveluidemme tarjoamisessa. Käytämme palveluntarjoajia jäsenrekisterin ja muiden jäsentä koskevien tietojen hallinnointiin, jäsenviestintään, vaalien järjestämisen toteuttamiseen sekä tietoturvan varmistamiseen. Vastuullisena toimijana käytämme aina useita sopimuksellisia toimenpiteitä ja muita järjestelyitä varmistaaksemme, että palveluntarjoajamme käsittelevät henkilötietojasi lainsäädännön mukaisesti. Varmistaaksemme henkilötietojesi käsittelyn korkean tason ja luottamuksellisuuden meillä on tietojenkäsittelysopimus kaikkien palveluntarjoajiemme kanssa, jotka ovat mukana tietojenkäsittelyssä. Palveluntarjoajillamme ei ole lupaa käsitellä tietojasi millään tavalla sovittujen palveluiden ulkopuolella.

Henkilötietojen luovutukset

SMU luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:

Avoin työttömyyskassa (A-Kassa) toimii ja käsittelee henkilötietoja lakisääteisen ja viranomaista vastaavan aseman perusteella työttömyysturvaa ja työttömyyskassoja koskevan lainsäädännön mukaisesti. A-kassa käyttää työttömyyskassatoiminnassaan SMU:n jäsenrekisteriä. Luovutamme henkilötietojasi A-kassalle, jos liityt kassan jäseneksi SMU:n jäseneksi liittymisen yhteydessä.
Jos vaihdat ammattiliittoa, voimme suostumuksellasi luovuttaa tietojasi suoraan vaihtamaasi liittoon.
Luovutamme myös tarpeellisia tietoja jäsenetujen, esimerkiksi jäsenetumökkien, käyttöä varten, jos päätät ottaa etuja käyttöön.
Luovutamme tietojasi koulutusten järjestämistä varten silloin, kun olet ilmoittautunut kyseiseen koulutukseen.
Luovutamme tietojasi toimeksiannostasi esimerkiksi edunvalvonta-asian hoitamisen yhteydessä viranomaiselle tai tuomioistuimelle. Tietojasi luovutetaan erimielisyysasian avustajalle antamasi valtakirjan perusteella.
Henkilötietojasi luovutetaan jäsenmaksun perintätoimenpiteitä varten.
Meidän saattaa myös täytyä luovuttaa tiettyjä tietojasi julkisille viranomaisille tai lainvalvontaviranomaisille lain edellyttäessä sitä.
Kun henkilö liittyy jäseneksi, teemme Postille tilauksen henkilön tietojen päivittämisestä ja toimitamme Postille tiedon henkilöistä, joiden tietoja meille tulee lähettää.
Olemme vakuuttaneet jäsenet vapaa-ajan tapaturmavakuutuksella. Vahingon sattuessa Keskinäinen vakuutusyhtiö Turva varmistaa meiltä jäsenyyden voimassaolon (tämän tiedon luovuttamiseen pyydetään vakuutetun suostumus).
Luovutamme SAK:lle luottamusmiesten jäsentietoja tiedottamista ja koulutusta varten
Luovutamme SAK:lle tarvittaessa tietoja jäsenselvityksiä ja vastaavia tutkimuksia varten erillisellä päätöksellä. (tiedot sisältävät jäsenen nimen, puhelinnumeron, sähköpostin, syntymävuoden ja kotikunnan).
Jäsenen varatessa SMU:n mökin jäsenen nimi, puhelinnumero ja varausaika luovutetaan joissakin kohteissa avaimet luovuttavalle yhteistyökumppanille.
SMU:n vuosikertomukset, jäsenlehdet, pöytäkirjat ja niiden liitteet sekä kokousten äänitallenteet ja litteroinnit sekä yhdistyksen hallintoon liittyvien vaalien aineistot luovutetaan Työväen arkistoon.

Tiedonsiirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Jotkut palveluntarjoajistamme tai heidän tukitoiminnoistaan ovat sijoittuneet Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun käsittely sisältää henkilötietojen siirtoa EU tai ETA-alueen ulkopuolelle, käytämme sopivia turvatoimia varmistaaksemme saman tietosuojan tason kuin EU/ETA-alueella.

Vastaanottaja	Henkilötietojen ryhmät	Sijainti ja tiedonsiirtomekanismi
Microsoft Tiedot sijaitsevat pääasiallisesti EU/ETA-alueella, mutta poikkeustapauksessa (esimerkiksi ongelmanselvitystapauksissa) tietoja voi siirtyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.	Asianhallinnassa käsiteltävät tiedot, joita ei käsitellä muissa järjestelmissä (esim. jäsenrekisterissä).	Yhdysvallat Tiedonsiirtomekanismina on Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, jonka mukaan henkilötietoja voidaan siirtää sertifioituneille Yhdysvaltalaisille yrityksille (kuten Microsoft), jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen välisessä tietosuojakehyksessä sovittuihin suojatoimiin.
Sähköpostipalvelu Mailgun	Nimi, yhteystiedot, jäsenmaksutiedot, työtaistelutilanteista viestiminen (siihen liittyvät henkilötiedot)	Yhdysvallat Tiedonsiirtomekanismina on Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, jonka mukaan henkilötietoja voidaan siirtää sertifioituneille Yhdysvaltalaisille yrityksille, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen välisessä tietosuojakehyksessä sovittuihin suojatoimiin.

Henkilötietojesi turvaaminen

Meillä on käytössä riittävät tietoturvakäytännöt ja toimenpiteet, joilla suojaamme henkilötietojasi tietojen menetykseltä, väärinkäytöltä ja luvattomalta pääsyltä tietoihin.

Varmistamme, että tietosi säilytetään luottamuksellisesti ja turvallisesti. Kaikki työntekijät, jotka ovat oikeutettuja käsittelemään tietojasi ovat sitoutuneet salassapitoon. Meillä on käytössä roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta, mikä tarkoittaa, että jokaisen työntekijän pääsy henkilötietoihin perustuu hänen asemaansa ja työnkuvaansa. Kaikki työntekijöidemme käyttämät verkot ja palvelut on suojattu asianmukaisilla turvatoimenpiteillä.

Sinun oikeutesi

Sinulla on tietyt oikeudet koskien henkilötietojasi, kuten oikeus saada tutustua tietoihin sekä oikeus pyytää tietojen oikaisua tai poistoa. Pyrimme varmistamaan, että voit toteuttaa oikeuksiasi tehokkaasti. Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä meille pyynnön osoitteeseen tietosuojavastaava@smu.fi. Voit myös toteuttaa joitakin oikeuksistasi SMUn asiointipalvelun kautta. Asiointipalveluun kirjaudutaan puhelinnumeron tai sähköpostin ja salasanan avulla.

Oikeutesi ja niiden selitykset ovat listattuna alla:

Oikeus saada tietoa
Sinulla on oikeus saada tietoa organisaatiostamme ja yksityiskohtia henkilötietojesi käsittelystä. Lisäksi sinulla on oikeus saada tietoa niistä vastaanottajista, joille tietojasi saatetaan luovuttaa.

Oikeus saada tutustua tietoihin
Sinulla on oikeus tietää, että käsittelemme tietojasi ja saada tutustua tietoihin. Voit ladata SMUn asiointipalvelun kautta henkilörekisteriotteen, josta näet sinusta käsittelemämme jäsenyyttä koskevat perustiedot. Jos haluat tarkistaa edunvalvonta- tai erimielisyysasiaa koskevia tietojasi, olethan meihin yhteydessä sähköpostitse.

Oikeus oikaista tietoja
Sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan sinua koskevia virheellisiä tai vanhentuneita henkilötietoja. Voit myös itse oikaista asiointipalvelussa seuraavia tietojasi:

nimitiedot
yhteystiedot
työnantajatiedot
tieto opiskelusta
tieto työttömyydestä
kansalaisuus
äidinkieli ja asiointikieli
markkinointilupa

Oikeus poistaa tiedot (“Oikeus tulla unohdetuksi”)
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistoa. Tietyissä tapauksissa tämä oikeus saattaa olla rajattu tietojen säilytykseen liittyvien pakollisten lakisääteisten velvoitteiden takia, joista kerromme sinulle.

Oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä
Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa, että rajaamme tiettyjen tietojen käsittelyn ainoastaan niiden säilytykseen. Ota huomioon, että henkilötietojesi käsittelyn rajaaminen voi vaikuttaa negatiivisesti mahdollisuuksiisi vastaanottaa odotettuja palveluita meiltä.

Oikeus siirtää tietoja
Sinulla on oikeus pyytää meiltä tietojasi järjestelmällisessä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, joka sallii tietojen siirtämisen toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tapauksissa. Analysoimme kyseessä olevassa tapauksessa ovatko oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle riittävät käsittelyn jatkamiselle tai lopetamme henkilötietojesi käsittelyn.

Oikeudet liittyen automaattiseen päätöksentekoon
Sinulla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksenteon kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattisen käsittelyyn ja josta aiheutuu sinulle oikeusvaikutuksia tai muita merkittäviä vaikutuksia. Sinulla on oikeus vaatia, että ihminen tarkistaa päätökset, jotka perustuvat automaattiseen päätöksentekoon.
Emme tee päätöksiä, jotka perustuvat pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn ja joilla olisi oikeusvaikutuksia tai muita merkittäviä vaikutuksia.

Oikeus peruuttaa suostumus
Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa ilman ehtoja. Tämä ei kuitenkaan vaikuta sellaisen suostumukseen perustuvan käsittelyn laillisuuteen, joka tapahtui ennen suostumuksen peruuttamista.
Käytämme suostumusta oikeusperusteena. Katso lisätietoja yläpuolelta.

Oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle viranomaiselle
Jos mielestäsi henkilötietojesi käsittely ei noudata tietosuoja-asetusta, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle viranomaiselle.

Jos tarvitset lisätietoa tai apua oikeuksiesi käyttämiseen tai jos sinulla on muita kysymyksiä liittyen henkilötietojesi käsittelyyn tai tähän tietosuojaselosteeseen, ota yhteyttä meihin osoitteessa tietosuojavastaava@smu.fi. SMU:lla on käytössään suojattu ja salattu sähköposti eli nk. turvaposti. Jäseniä kehotetaan käyttämään turvapostia SMU:n kotisivuilla olevan linkin kautta aina lähettäessään henkilötietoja sisältäviä viestejä SMU:n sähköpostiosoitteisiin.

Muutokset tähän selosteeseen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta, jos toiminnassamme tapahtuu muutoksia. Kyseisessä tilanteessa pyrimme ilmoittamaan sinulle muutoksista.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 28.10.2026.